無論是新成立的企業，還是要政府的辦事單位，檔案室總是少不了的，而檔案密集架的出現和應用，是由于國家加強了對檔案的規范管理，陸續出臺一系列標準、制度、辦法等，要求各單位規范檔案管理工作，所有檔案除了必要的整理、分類外，也需要長期保存。而另一方面也是企業為了提高自己的檔案資料管理效率。

當企業單位需要采購的時候，能夠讓檔案人員看一看自己平常需要處理的檔案資料數量以及對檔案資料管理的要求，依據自己的需求去選擇適合自己使用的密集架。這樣既能夠幫助企業節約很多采購資金，同時也能夠更好的提高自己的檔案資料管理效率。

密集架的位優點便是空間利用率提升，傳統式管理檔案的架子或文檔柜子占據房間內的室內空間比率大，存儲量小，密集架的設計方案是在一定的間距內移動架體，這就大大的節約了所需的室內空間，節約出來的室內空間能夠儲存更多的檔案文件。在存儲量上，密集架是組列架體組合，多樣化結構，能夠依據室內空間大小訂制規格型號，整個室內空間以立方米測算，因此有著非常龐大的存儲量。

檔案密集架平常不工作的時候是比閉合起來的，整體形成一個密閉的室內空間，對檔案資料的儲存也有很大的幫助，使用時搖開到相應的位置進行工作就可以了，方便室內空間，檔案密集架是企事業單位檔案工作必不可少的裝具。