實物檔案，是指公司以及員工個人在其工作活動中形成的有保存價值的以物質實體為載體的物品檔案，其中包含公司以及員工個人職務活動而獲得各級機關、組織、社會團體頒發的有保存和利用價值的榮譽檔案，而實物檔案儲存的設備為實物檔案密集架或者實物檔案密集柜。 

實物檔案的歸檔范圍 

（一）公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽、光榮冊等。 

（二）上級領導、知名人士、有關單位贈送給公司的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等。  

（三）公司對外交往中獲贈的重要紀念品。 

（四）公司組織的各種重大活動中形成的紀念品。 

（五）公司成立以來使用過的牌、匾。  

（六）員工職務活動中獲得的獎狀、、獎杯、獎牌等，歸檔員工個人所有；公司密集架檔案室留存復印件和照片。 

（七）其它有保存價值的實物。

保管 

（一）實物檔案存放于公司檔案室專用密集柜。 

（二）實物檔案原則上應在可視性強的密集柜、密集架上上擺放保存。重要的榮譽應放在明顯位置，并應保持整體的外觀優美、整齊。 

（三）擺放位置不足的，獎旗可疊放于盒中，也可卷放于圓紙筒中，但都應標識其檔號；重要的應擺放，不太重要的，可摞放在密集架上或密集柜內。 

（四）存貯用密集柜、密集架，宜采用不可燃、耐腐蝕材料。確保對榮譽檔案無有害影響。

（五）溫濕度要求 存貯的適宜溫度和濕度，參照紙質檔案的保管要求，即：溫度控制在14℃-24℃；相對濕度控制在45-60%。對特殊材料制成的榮譽檔案，應據情特殊保管。 

（六）對室藏實物檔案，應定期進行檢查，并及時做好檢查記錄。發現問題，應查明原因，及時采取補救措施。 

（七）對已進實物檔案密集柜檔案室的實物檔案，應逐件拍成數碼照片，連同其文字說明一同編制目錄。