智能檔案密集柜為用戶提供系統環境、網絡、通信、聲音、硬件設備自檢和系統服務測試，及時向用戶推送測試結果，是密集柜設備為客戶提供的統一標準化功能服務，幫助用戶輕松了解密集柜的最新狀態，改變以往的需求，大大提高了用戶的工作效率，節省了工作時間，有利于密集架的實時維護。它還可以自動檢測到錯誤操作，可以有效地避免密集架故障操作帶來的安全風險。用戶遵循框架鎖定功能的規定，避免鎖定后因外力推動活動框架而發生事故，確保密集框架安全穩定運行，為進入檔案倉庫的用戶提供安全可靠的框架操作服務，對檔案安全管理具有標準化的指導意義。

  倉庫管理員只需通過智能檔案管理系統獲取實時環境數據、智能密集柜的操作狀態、人員進出通道實時狀態和報警信息，不再需要親自到檔案倉庫查看統計數據，大大縮短了收集信息所需的時間，提高了發現問題的及時性，縮短了問題的解決時間。同樣智能密集柜廠家也遵循這一標準，不僅降低了使用單位智能檔案密集柜的建設和應用以及與其他業務系統的連接難度，而且為密集架的維護服務提供了依據和保障，減少了用戶單位智能密集架的維護和升級。改造等障礙使密集架的應用和監督更加高效。
  智能檔案密集柜應支持全天收集和記錄密集框架內的溫濕度數據，并自動通風，以保持框架內適宜的環境。為用戶提供框架內的溫濕度數據和自動通風功能，確保文件或數據的存儲條件。當數據不符合存儲條件時，及時提示用戶，有利于用戶對倉庫環境的實時監控，提高密集柜的智能水平，對確保文件和環境安全具有重要意義。