企事業單位中的設備檔案管理是一項專業性很強的工作，要用檔案密集架儲存和管理好相關的重要資料和物品。設備檔案是在設備的選型、采購、安裝與調試、使用、后期維修與保養以及設備壽命期后的報廢過程中一步一步形成的，它囊括設備的整個生命周期中所有的一系列活動。是企業資產管理的重要一部分，良好的設備檔案管理都會用到檔案密集架進行儲存和利用。　　

設備檔案管理被忽視的原因分為四個原因。

1、設備檔案沒有引起使用單位的足夠重視，普遍認為設備檔案可有可無，而儲存設備檔案密集架也沒有采購安裝。　　

2、檔案管理機構不健全，人員配置不到位。　　

3、檔案管理負責人對檔案管理業務不熟悉，不清楚設備檔案管理工作，不會用檔案密集架進行儲存和管理。　　

4、檔案管理負責人變動時交接不清，導致有價值的檔案資料丟失，以及成功的管理經驗沒有得到推廣。

制約企業產品質量的五大因素是人員、設備、原材料、法則、環境，其中設備管理占有舉足輕重的位置，設備管理工作的一個重要組成部分便是設備檔案管理。 設備檔案管理工作的開展有著重大的現實意義。

1.設備檔案的完整性，有利于管理設備全過程的正常運行;檔案密集架中儲存和管理檔案可以記錄設備的工作日志，對于維護和更新有很大的幫助。　　

2.設備檔案中的所有技術參數從整體上分析和比較，更準確地找出設備發生故障的一般規律，便于后續排除設備故障和提報備品、備件;　　

3.對設備的運行狀況與維修計劃的實施進行有效的跟蹤，很大程度上對設備的技術改造有指導意義;　　

4.通過反復閱讀和分析設備檔案相關內容，可以進一步完善設備管理工作，并增進設備管理工作的經驗，進而相應地提高設備管理工作的效率。 　　

科學有效的檔案管理與完善的檔案材料的管理，既可以保持企業設備管理的連續性，又有利于與相關業務單位的往來和協調。所以企事業單位都要建設檔案室，采購安裝檔案密集架，并儲存和管理設備檔案。