檔案全面記錄人類生活的各個領域，它與每個人和每個組織密切相關，比如你的人事檔案等等檔案管理亦稱檔案工作。而檔案管理的專業設備就是檔案密集架，檔案館（室）是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業基本的組成部分。檔案管理員是負責公司,單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的工作人員。

檔案管理員需要制定檔案的工作計劃，進行工作總結，指導，監督，檢查。按照《檔案管理工作規范條例》，負責對各類檔案的接收，分類，編目，編制，檢索工具進行科學的系統管理，并統一儲存進檔案密集架中進行管理。

借出的檔案要進行登記，并負責定期追還歸檔，確保檔案齊全，完整。按照《檔案庫房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期檢查舊檔案，確保檔案材料安全。

檔案員要積極開展檔案知識宣傳工作，增強全體干部職工的檔案意識。對保管期限已滿的檔案進行鑒定并負責向主管領導匯報處理，移出檔案密集架或者再次進行儲存。積極做好檔案信息資源的開發工作，不斷提高工作質量和工作效率。

檔案管理員要深知檔案工作的重要意義和作用，檔案的憑證作用是指檔案是歷史的真憑實據,具有一定的法律效用,因為檔案是自然形成的,因此它具有客觀性,是令人信服的歷史證據。樹立和加強保密觀念，做好文件，資料，檔案的保密，保管工作。

相信對檔案文件很多的企事業單位、政府、公司來說，繁冗復雜的檔案文件的儲存和保護一度成為令檔案人員頭疼的事情，但是，在檔案室密集架出現之后，好多問題都迎刃而解了，因為很多檔案室密集架都已經可以實現空間的大化利用，同樣的空間可以有效的放上以前好幾倍的檔案文件。

如果使用手動的檔案室密集架，可能在存放檔案文件的時候，還需要做一個合理的規劃，讓自己快速方便的找到自己需要的檔案文件，但對智能化的檔案室來說，檔案利用起來更加方便快捷。

檔案室密集架，它大的作用就是儲存保護檔案，就像人需要一個舒適的生存環境才能感受到開心快樂、茁壯成長一樣，檔案文件也需要一個舒適的環境才能得到長效的保存。檔案室密集架就是為檔案文件提供舒適的存放環境的裝具。